Acordo de Tratamento de Dados Pessoais

Este Acordo de Tratamento de Dados Pessoais (“Acordo” ou “DPA”) integra os Termos de Uso do MediControle e é celebrado entre:

• CONTROLADORA: o Assinante, médico ou pessoa jurídica (consultório ou clínica) que contrata o MediControle e nele registra dados de seus pacientes; e
• OPERADORA: FCS SERVIÇOS MÉDICOS LTDA, CNPJ 44.223.406/0001-09, com sede em Rua José Alves da Costa, 29, Santa Helena, Cachoeiro de Itapemirim/ES, CEP 29307-110, titular do MediControle.

O aceite dos Termos de Uso no cadastro implica a celebração deste Acordo, que vigora enquanto a OPERADORA mantiver dados da CONTROLADORA, inclusive após o fim da assinatura.

1. Definições

Aplicam-se as definições da Lei nº 13.709/2018 (“LGPD”), em especial: dado pessoal, dado pessoal sensível (que inclui dado referente à saúde), titular, controlador (art. 5º, VI), operador (art. 5º, VII), tratamento, anonimização e ANPD. Dados dos Pacientes são os dados pessoais de pacientes e de seus responsáveis inseridos no sistema pela CONTROLADORA ou por seus Usuários. Suboperador é o terceiro contratado pela OPERADORA que trata Dados dos Pacientes em seu nome.

2. Papéis das partes

2.1. A CONTROLADORA é quem decide sobre o tratamento dos Dados dos Pacientes: quais dados coletar, para quais finalidades, quem da sua equipe pode acessá-los e por quanto tempo mantê-los. A OPERADORA realiza o tratamento em nome da CONTROLADORA, exclusivamente para prestar o serviço contratado (LGPD, art. 39).

2.2. Em relação aos dados cadastrais e de uso do Assinante e de seus Usuários, a OPERADORA atua como controladora, nos termos da Política de Privacidade.

3. Objeto, natureza e finalidade do tratamento

3.1. Finalidade: armazenar, organizar, exibir, imprimir e proteger os Dados dos Pacientes para viabilizar o uso do sistema pela CONTROLADORA, incluindo prontuário eletrônico, agenda, emissão de documentos médicos, lembretes e controle financeiro.

3.2. Categorias de titulares: pacientes e seus responsáveis legais ou acompanhantes.

3.3. Categorias de dados:

• dados de identificação e contato: nome, data de nascimento, idade, sexo, CPF, documentos, endereço, telefone e e-mail;
• dados pessoais sensíveis referentes à saúde (LGPD, art. 5º, II, e art. 11): queixas, histórico, exame físico, sinais vitais, peso, IMC, pressão arterial, hipóteses diagnósticas e CID, condutas, prescrições, atestados, solicitações e resultados de exames, relatórios e anexos;
• dados de agendamento e dados financeiros relativos aos atendimentos.

3.4. Operações: coleta por meio das telas do sistema, armazenamento, organização, consulta, exibição, impressão, cópia de segurança, transmissão entre os componentes do sistema e eliminação.

4. Obrigações da CONTROLADORA

A CONTROLADORA declara e se obriga a:

1. tratar os Dados dos Pacientes com base legal adequada, em especial a tutela da saúde em procedimento realizado por profissionais de saúde (LGPD, art. 11, II, “f”) e o cumprimento de obrigação legal ou regulatória, como a guarda do prontuário (art. 11, II, “a”);
2. informar os pacientes sobre o tratamento de seus dados, inclusive sobre o uso de sistema eletrônico;
3. inserir somente os dados necessários às suas finalidades e zelar pela exatidão do conteúdo clínico registrado;
4. gerenciar os acessos de sua equipe, concedendo a cada Usuário apenas as permissões necessárias à sua função, e revogar acessos de quem deixar de integrá-la;
5. preservar o sigilo profissional e garantir que sua equipe o observe;
6. atender aos pedidos dos titulares e responder perante a ANPD na qualidade de controladora;
7. cumprir as normas do Conselho Federal de Medicina sobre prontuário, inclusive quanto ao prazo de guarda.

5. Obrigações da OPERADORA

A OPERADORA se obriga a:

1. tratar os Dados dos Pacientes apenas conforme as instruções da CONTROLADORA, expressas nos Termos de Uso, neste Acordo e nas configurações e ações realizadas no sistema, e informá-la caso entenda que uma instrução viola a lei;
2. não utilizar os Dados dos Pacientes para finalidade própria, não os vender, não os compartilhar para publicidade e não os utilizar para treinar modelos ou criar perfis;
3. garantir que as pessoas autorizadas a tratar os dados estejam sujeitas a dever de confidencialidade e acessem os dados apenas quando estritamente necessário, por exemplo para suporte solicitado pela CONTROLADORA ou para correção de falhas;
4. adotar as medidas de segurança da cláusula 7;
5. comunicar incidentes de segurança nos termos da cláusula 8;
6. auxiliar a CONTROLADORA no atendimento aos direitos dos titulares, conforme a cláusula 9;
7. manter registro das operações de tratamento que realizar (LGPD, art. 37) e disponibilizar à CONTROLADORA as informações necessárias para demonstrar o cumprimento deste Acordo;
8. não acessar, alterar ou eliminar Dados dos Pacientes por iniciativa própria, salvo para cumprir obrigação legal, ordem de autoridade competente ou para proteger a integridade e a segurança do sistema.

6. Suboperadores

6.1. A CONTROLADORA autoriza, de forma geral, a contratação dos suboperadores abaixo, que prestam serviços essenciais à operação do sistema:

6.2. A OPERADORA exige dos suboperadores obrigações de proteção de dados e segurança compatíveis com este Acordo e permanece responsável perante a CONTROLADORA pelo cumprimento dessas obrigações.

6.3. A inclusão ou substituição de suboperador que trate Dados dos Pacientes será comunicada com antecedência mínima de 30 (trinta) dias, por e-mail ou aviso no sistema. Se houver objeção fundamentada e as partes não chegarem a uma solução, a CONTROLADORA poderá cancelar a assinatura sem ônus, com devolução proporcional de valores pagos antecipadamente.

7. Medidas de segurança

A OPERADORA adota medidas técnicas e administrativas aptas a proteger os Dados dos Pacientes contra acessos não autorizados e situações acidentais ou ilícitas de destruição, perda, alteração ou comunicação (LGPD, arts. 46 a 49), entre elas:

• criptografia em trânsito (HTTPS/TLS) em toda comunicação entre o navegador e o sistema;
• isolamento lógico dos dados por clínica por meio de Row Level Security (RLS) no banco de dados, de modo que uma clínica não acesse dados de outra;
• autenticação individual por Usuário, com senhas armazenadas por hash;
• controle de acesso por perfil e por módulo, definido pela CONTROLADORA;
• anexos de exames em armazenamento privado, acessíveis apenas a Usuários autorizados da clínica;
• registro de auditoria das alterações realizadas nos dados;
• bloqueio da exclusão de prontuários que possuam atendimentos registrados;
• cópias de segurança (backups) periódicas da base de dados;
• banco de dados e arquivos hospedados em data center localizado em São Paulo, Brasil;
• acesso administrativo à infraestrutura restrito, individual e limitado a quem dele necessita.

8. Incidentes de segurança

8.1. Ao tomar conhecimento de incidente de segurança que envolva Dados dos Pacientes, a OPERADORA comunicará a CONTROLADORA sem demora injustificada e, sempre que possível, em até 48 (quarenta e oito) horas, pelo e-mail cadastrado na conta.

8.2. A comunicação conterá, na medida do que estiver disponível, e será complementada à medida que houver novas informações:

• a descrição da natureza do incidente e dos dados e titulares afetados;
• as medidas técnicas e de segurança adotadas antes e depois do incidente;
• os riscos relacionados e as medidas tomadas para reverter ou mitigar os efeitos;
• o contato do Encarregado da OPERADORA.

8.3. Cabe à CONTROLADORA, como controladora, avaliar o risco e comunicar a ANPD e os titulares nos termos do art. 48 da LGPD e da regulamentação da ANPD. A OPERADORA fornecerá as informações e a cooperação necessárias para essas comunicações e, quando o incidente afetar diversas clínicas, poderá, em coordenação com elas, comunicar também diretamente a ANPD.

9. Direitos dos titulares

9.1. Os pedidos de pacientes (LGPD, art. 18) devem ser atendidos pela CONTROLADORA. O sistema permite à CONTROLADORA consultar, corrigir e imprimir os dados de cada paciente, o que viabiliza a maior parte desses atendimentos diretamente.

9.2. Quando a CONTROLADORA precisar de apoio técnico, por exemplo para portabilidade ou extração de dados de um paciente, a OPERADORA prestará o auxílio razoável em até 10 (dez) dias úteis a partir da solicitação.

9.3. Se um titular enviar pedido diretamente à OPERADORA, ela o encaminhará à CONTROLADORA em até 5 (cinco) dias úteis e não responderá ao mérito sem instrução desta, salvo obrigação legal.

9.4. Pedidos de eliminação devem ser avaliados pela CONTROLADORA à luz do dever de guarda do prontuário previsto na Resolução CFM nº 1.821/2007 e do art. 16, I, da LGPD.

10. Transferência internacional

10.1. Os Dados dos Pacientes ficam armazenados no Brasil. Contudo, a Vercel, que hospeda e executa a aplicação, opera rede global e pode processar dados em trânsito, como o conteúdo das requisições e respostas, em servidores localizados fora do Brasil. A Supabase e a Vercel são sediadas nos Estados Unidos e podem ter acesso técnico restrito aos sistemas para suporte e manutenção.

10.2. A CONTROLADORA está ciente e autoriza essas transferências, que são realizadas com base no art. 33 da LGPD, mediante cláusulas contratuais com os suboperadores e garantias de proteção compatíveis com a lei brasileira, observada a regulamentação da ANPD sobre transferência internacional de dados.

11. Auditoria e prestação de contas

11.1. A OPERADORA disponibilizará à CONTROLADORA, mediante solicitação, informações sobre as medidas de segurança adotadas e o cumprimento deste Acordo, incluindo, quando disponíveis, relatórios e certificações dos suboperadores.

11.2. Auditorias adicionais podem ser realizadas no máximo uma vez a cada 12 (doze) meses, ou após incidente de segurança, com aviso prévio de 30 (trinta) dias, por auditor sujeito a confidencialidade, às custas da CONTROLADORA e sem acesso a dados de outras clínicas ou a informações que comprometam a segurança do sistema.

12. Término, devolução e eliminação dos dados

12.1. Após o fim da assinatura, a OPERADORA continuará armazenando os Dados dos Pacientes em modo somente leitura, sem custo, para que a CONTROLADORA possa consultá-los e cumprir o dever de guarda do prontuário (Resolução CFM nº 1.821/2007: mínimo de 20 anos a partir do último registro). Esse armazenamento constitui instrução da CONTROLADORA, que pode revogá-la a qualquer tempo nos termos do item 12.3.

12.2. Devolução. A qualquer tempo a CONTROLADORA pode solicitar a exportação dos Dados dos Pacientes em formato eletrônico estruturado e de uso comum, com os anexos em seus formatos originais, que será disponibilizada em até 15 (quinze) dias.

12.3. Eliminação. Mediante solicitação expressa da CONTROLADORA, feita após a exportação ou com renúncia expressa a ela, a OPERADORA eliminará os Dados dos Pacientes de seus sistemas ativos em até 30 (trinta) dias e das cópias de segurança no ciclo regular de rotação destas, emitindo confirmação. Ao solicitar a eliminação, a CONTROLADORA declara assumir integralmente a guarda dos prontuários pelo prazo legal.

12.4. A OPERADORA poderá conservar dados apenas nas hipóteses do art. 16 da LGPD, como cumprimento de obrigação legal, ou de forma anonimizada.

12.5. Caso a OPERADORA decida descontinuar o serviço, avisará a CONTROLADORA com antecedência mínima de 90 (noventa) dias e disponibilizará a exportação dos dados antes de qualquer eliminação.

13. Responsabilidade

13.1. Cada parte responde pelos danos que causar em violação à legislação de proteção de dados, nos termos dos arts. 42 a 45 da LGPD. A OPERADORA responde solidariamente apenas quando descumprir obrigações da legislação de proteção de dados ou não seguir as instruções lícitas da CONTROLADORA (art. 42, § 1º, I).

13.2. A OPERADORA não responde por tratamentos realizados pelos Usuários da CONTROLADORA, por permissões por ela concedidas, nem pelo conteúdo clínico registrado.

13.3. Aplicam-se a este Acordo as limitações de responsabilidade previstas nos Termos de Uso, exceto quando a lei não as admitir.

14. Disposições gerais

14.1. Em caso de conflito entre este Acordo e os Termos de Uso quanto ao tratamento dos Dados dos Pacientes, prevalece este Acordo.

14.2. Este Acordo pode ser atualizado para refletir mudanças legais, regulatórias ou nos suboperadores, com aviso prévio de 30 (trinta) dias.

14.3. Contato do Encarregado da OPERADORA: contato@francielesessa.com.br.

14.4. Este Acordo é regido pelas leis brasileiras. Fica eleito o foro da comarca de Cachoeiro de Itapemirim/ES, ressalvado o foro do domicílio da CONTROLADORA quando esta for consumidora.